PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN IDENTIFICADOS EN LA SECCIÓN DE COMEDORES Y CAFETERÍA DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
1. Descripción e identificación de los problemas de comunicación en la Sección de Comedores y Cafetería de la División de Bienestar Universitario de la Universidad Industrial de Santander
La División de Bienestar Universitario de la Universidad Industrial de Santander cuenta con una Sección encargada de suministrar servicios de alimentación a la comunidad académica y administrativa de la Institución. El suministro de servicios de alimentación se realiza en la Cafetería de la División ó directamente en cada una de las unidades dentro del campus universitario. Las solicitudes de alimentación especial se realizan vía telefónica, fax y correo electrónico. La dificultad radica en el tiempo invertido en la recepción y atención de clientes vía telefónica ya que la sección no cuenta con un espacio web en el cual pueda mantener información oportuna y actualizada de la variedad y de los costos de los servicios de alimentación especial tipo desayunos, almuerzos, comidas, onces y refrigerios para toda ocasión. Por tanto la persona encargada de la recepción de solicitudes debe suministrar esta información vía telefónica razón por la cual se dificulta la realización de otras actividades aunadas a su cargo y competencia.
2. Justificación
La falta de herramientas web para la comunicación de información primaria acerca de los servicios ofrecidos por la Sección de Comedores y Cafetería se ve reflejada en el consumo de tiempo valioso en la aclaración y suministro de información a los clientes que solicitan dichos servicios vía telefónica. Esta situación repercute directamente en la inversión de tiempo extra laboral en la realización de otras actividades anidadas al cargo de quien recibe solicitudes de alimentación especial para este caso la Nutricionista de la Sección.
Un espacio web en el cual se suministre información de los servicios ofrecidos por la sección como: menú semanal, platos especiales, lonch, puede solucionar las inquietudes de los clientes, despejar dudas y reducir tiempos vía telefónica. También permite un mejor desempeño del recurso humano encargado y permite limitar las opciones de alimentación especial; lo que se verá reflejado en un mejor servicio al cliente.
El costo beneficio de la implementación de esta herramienta web en la Sección de Comedores y Cafetería va a cubrir una necesidad manifiesta, permitirá un mejor desempeño del personal a cargo y brindará información oportuna y veraz al alcance de nuestros clientes.
3. Objetivos
· Diseñar un portal web en el cual se comunique a la comunidad académica y administrativa de la Universidad Industrial de Santander los servicios suministrados por la Sección de Comedores y Cafetería en lo relacionado a alimentación de tipo especial.
· Implementar herramientas web de la comunicación como nueva alternativa tecnológica para el fortalecimiento de la transmisión de la información a nivel institucional.
· Mantener comunicado al cliente de los eventos realizados por la Sección de Comedores y Cafetería.
· Agilizar el trabajo realizado por el recurso humano para el aprovechamiento del tiempo en la realización de funciones y tareas acorde con su perfil laboral.
4. Hipótesis
La implementación de herramientas web en la Sección de Comedores y Cafetería facilitará la comunicación, mejorará el servicio hasta ahora suministrado y logrará transmitir información inmediata y actualizada. El impacto generado por este instrumento se verá reflejado en las encuestas de satisfacción aplicadas a los usuarios de nuestros servicios en las unidades académicas y administrativas de la Institución.
5. Metodología
· Recolección de la información necesaria para introducir en la página web.
· Diseño de la página web.
· Difusión a la comunidad universitaria de la nueva herramienta web de comunicación.
· Implementación de la página web de la Sección de Comedores y Cafetería.
· Medición del impacto causado con la utilización de la herramienta web de la comunicación en la satisfacción del cliente.
6. Técnicas utilizadas
· Realización de una encuesta a los clientes para conocer las preferencias y el tipo de información que desean tener acerca del servicio ofertado.
· Análisis de la información recolectada.
· Selección de la información apropiada, precisa y necesaria a transmitir por medio de la página web a los clientes.
· Diseño de la página web e Implementación.
· Medición del impacto causado por el uso de la herramienta web en la demanda de servicios de alimentación especial.
7. Instrumentos y Herramientas Web
· Intranet como fuente general de divulgación:
Por medio de este canal se informará a la comunidad universitaria el interés de la Sección de Comedores y Cafetería por implementar una página web para la difusión de información, y se anexará la encuesta diseñada para conocer las preferencias de los clientes.
· Comunicación basada en e-mail:
Se enviará información a los correos electrónicos personales a aquellos miembros de la comunidad universitaria que aún no tengan una cuenta de correo institucional comunicándoles del diseño de la página web de la Sección y de igual manera se adjuntará la encuesta diseñada.
8. Conclusiones
· La implementación de herramientas web para la comunicación y difusión de información es una estrategia de gran impacto para las empresas proveedoras de servicios ya que por medio de ellas se logra la reducción de tiempo e información inmediata al alcance de todos.
· La identificación de este tipo de problemas en la Sección de Comedores y Cafetería permite el análisis de la labor hasta ahora ejercida y aprueba la implementación de nuevas tecnologías para la extensión de información acerca de nuestros servicios. La creación de una página web en la cual se comuniquen los servicios ofrecidos por la Sección constituye una acción de mejora en pro de satisfacer las necesidades de información de nuestros clientes.
1. Descripción e identificación de los problemas de comunicación en la Sección de Comedores y Cafetería de la División de Bienestar Universitario de la Universidad Industrial de Santander
La División de Bienestar Universitario de la Universidad Industrial de Santander cuenta con una Sección encargada de suministrar servicios de alimentación a la comunidad académica y administrativa de la Institución. El suministro de servicios de alimentación se realiza en la Cafetería de la División ó directamente en cada una de las unidades dentro del campus universitario. Las solicitudes de alimentación especial se realizan vía telefónica, fax y correo electrónico. La dificultad radica en el tiempo invertido en la recepción y atención de clientes vía telefónica ya que la sección no cuenta con un espacio web en el cual pueda mantener información oportuna y actualizada de la variedad y de los costos de los servicios de alimentación especial tipo desayunos, almuerzos, comidas, onces y refrigerios para toda ocasión. Por tanto la persona encargada de la recepción de solicitudes debe suministrar esta información vía telefónica razón por la cual se dificulta la realización de otras actividades aunadas a su cargo y competencia.
2. Justificación
La falta de herramientas web para la comunicación de información primaria acerca de los servicios ofrecidos por la Sección de Comedores y Cafetería se ve reflejada en el consumo de tiempo valioso en la aclaración y suministro de información a los clientes que solicitan dichos servicios vía telefónica. Esta situación repercute directamente en la inversión de tiempo extra laboral en la realización de otras actividades anidadas al cargo de quien recibe solicitudes de alimentación especial para este caso la Nutricionista de la Sección.
Un espacio web en el cual se suministre información de los servicios ofrecidos por la sección como: menú semanal, platos especiales, lonch, puede solucionar las inquietudes de los clientes, despejar dudas y reducir tiempos vía telefónica. También permite un mejor desempeño del recurso humano encargado y permite limitar las opciones de alimentación especial; lo que se verá reflejado en un mejor servicio al cliente.
El costo beneficio de la implementación de esta herramienta web en la Sección de Comedores y Cafetería va a cubrir una necesidad manifiesta, permitirá un mejor desempeño del personal a cargo y brindará información oportuna y veraz al alcance de nuestros clientes.
3. Objetivos
· Diseñar un portal web en el cual se comunique a la comunidad académica y administrativa de la Universidad Industrial de Santander los servicios suministrados por la Sección de Comedores y Cafetería en lo relacionado a alimentación de tipo especial.
· Implementar herramientas web de la comunicación como nueva alternativa tecnológica para el fortalecimiento de la transmisión de la información a nivel institucional.
· Mantener comunicado al cliente de los eventos realizados por la Sección de Comedores y Cafetería.
· Agilizar el trabajo realizado por el recurso humano para el aprovechamiento del tiempo en la realización de funciones y tareas acorde con su perfil laboral.
4. Hipótesis
La implementación de herramientas web en la Sección de Comedores y Cafetería facilitará la comunicación, mejorará el servicio hasta ahora suministrado y logrará transmitir información inmediata y actualizada. El impacto generado por este instrumento se verá reflejado en las encuestas de satisfacción aplicadas a los usuarios de nuestros servicios en las unidades académicas y administrativas de la Institución.
5. Metodología
· Recolección de la información necesaria para introducir en la página web.
· Diseño de la página web.
· Difusión a la comunidad universitaria de la nueva herramienta web de comunicación.
· Implementación de la página web de la Sección de Comedores y Cafetería.
· Medición del impacto causado con la utilización de la herramienta web de la comunicación en la satisfacción del cliente.
6. Técnicas utilizadas
· Realización de una encuesta a los clientes para conocer las preferencias y el tipo de información que desean tener acerca del servicio ofertado.
· Análisis de la información recolectada.
· Selección de la información apropiada, precisa y necesaria a transmitir por medio de la página web a los clientes.
· Diseño de la página web e Implementación.
· Medición del impacto causado por el uso de la herramienta web en la demanda de servicios de alimentación especial.
7. Instrumentos y Herramientas Web
· Intranet como fuente general de divulgación:
Por medio de este canal se informará a la comunidad universitaria el interés de la Sección de Comedores y Cafetería por implementar una página web para la difusión de información, y se anexará la encuesta diseñada para conocer las preferencias de los clientes.
· Comunicación basada en e-mail:
Se enviará información a los correos electrónicos personales a aquellos miembros de la comunidad universitaria que aún no tengan una cuenta de correo institucional comunicándoles del diseño de la página web de la Sección y de igual manera se adjuntará la encuesta diseñada.
8. Conclusiones
· La implementación de herramientas web para la comunicación y difusión de información es una estrategia de gran impacto para las empresas proveedoras de servicios ya que por medio de ellas se logra la reducción de tiempo e información inmediata al alcance de todos.
· La identificación de este tipo de problemas en la Sección de Comedores y Cafetería permite el análisis de la labor hasta ahora ejercida y aprueba la implementación de nuevas tecnologías para la extensión de información acerca de nuestros servicios. La creación de una página web en la cual se comuniquen los servicios ofrecidos por la Sección constituye una acción de mejora en pro de satisfacer las necesidades de información de nuestros clientes.
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